Hasta que llegaron los programas de computación a las PC instaladas en las oficinas, la posesión de “licencias” no interesaba más que a empresas cuyo negocio se relacionara con la propiedad intelectual o la tecnología. Adquirían licencias los sellos cinematográficos que querían adaptar una novela para el argumento de su película, los industriales que deseaban aplicar una tecnología patentada en algún proceso de fabricación, los comerciantes que deseaban producir mercadería bajo una marca reputada, etc. Ni los hombres de negocios corrientes ni los profesionales que los asesoraban tenían normalmente contacto con la negociación y explotación de licencias en la era pre-digital.
Desde el momento en que autores y editores de software crearon el negocio de la distribución de licencias a usuarios finales, lo que anteriormente había sido responsabilidad de departamentos especializados en compañías dedicadas a un ramo específico de negocios, pasó a integrar las incumbencias estándar de cualquier administrador de empresas, que al presente debe incluir entre sus cometidos el de asegurar la plena disponibilidad técnica y legal de los vitales recursos tecnológicos de su organización.
Como su nombre lo indica, “licencia” no es otra cosa que “permiso”. Un permiso para ejercitar determinada conducta y cuya ausencia impide ese ejercicio. Por ejemplo, si por aplicación de las sanciones recientemente puestas en vigor se nos retirara la licencia de conductor por un período determinado, no podremos durante ese lapso conducir automóviles en ningún lugar del país, puesto que en todos ellos es requisito contar no solamente con el permiso de conducir, sino con el documento que lo certifica.
La comparación con la licencia de conductor sirve para refrescar la diferencia entre el documento denominado “licencia” y la propia licencia en cuanto fuente de derechos y obligaciones. Desde el punto de vista de su funcionalidad jurídica, las “licencias” para el uso de la propiedad intelectual ajena son tan diferentes entre sí como parecidos son los documentos que las certifican.
Un permiso es normalmente algo restringido y condicionado. Te presto el auto, pero por esta tarde y no para que hagas una mudanza ni para que te metas en caminos de tierra. Un permiso para el uso de programas de computación tiene igualmente una variedad infinita en su extensión: se aplica para correr el programa en determinado equipo o en determinado lugar; se otorga para ciertas plataformas y no sirve para otras; vale solamente para determinada versión, que se puede actualizar o no; habilita el uso por cierto número de operadores, que pueden acceder al programa conjunta o sucesivamente, etc., etc.
Las condiciones del permiso para el uso de software no son menos variadas que las fórmulas económicas para adquirir la licencia. Como el negocio del software -superando la etapa de las cajas, los discos y los manuales- está pasando más y más al campo del manejo de puros bienes inmateriales, elegido el programa de computación que llena las necesidades del sistema de la empresa, la atención debe concentrarse en escoger entre la enorme variedad ofrecida en el mercado, la fórmula de licencia con la mejor relación costo / beneficio para el usuario.
En el mercado de los paquetes estándar para redes de PC, existe nula posibilidad de discutir y modificar los términos y condiciones de una licencia de uso: están reflejados en contratos de adhesión que se toman o se dejan y respecto de los cuales el distribuidor o canal de venta no cuentan con posibilidad alguna de negociación. En cambio, la variedad de fórmulas de licencia es tan vasta como para encontrar más de una que calce con las necesidades y presupuesto del usuario, para efectuar entre ellas la selección final. Un buen comprador de recursos de software tendrá que estar informado no solamente sobre los productos que llenan sus necesidades, sino también sobre las diferentes condiciones que se le ofrecen para su uso y los distintos precios que tienen esas licencias según su mayor o menor extensión.
Un administrador de recursos de software debe también tener en cuenta que si bien las licencias valen mucho, mucho más es lo que cuesta no tenerlas. Usar software sin permiso del titular de la propiedad intelectual puede ocasionar desagradables problemas a gerentes y directivos y pérdidas a la empresa. El régimen de la ley argentina 11723, que rige el Derecho de Autor, reconoce a los titulares de la propiedad intelectual un dominio completo y exclusivo sobre sus obras: pueden explotarlas comercialmente de todas las maneras en que sea posible, autorizar o negar su explotación o uso por terceros y defender su propiedad con acciones civiles y penales. Los productores de software argentinos se muestran activos promoviendo a lo largo del país procesos civiles precedidos por diligencias judiciales de inspección de computadores, que suelen terminar en el reconocimiento de una fuerte indemnización, además de la “regularización” de la instalación mediante la adquisición de licencias para los programas en uso. No son pocos los miembros del staff técnico y administrativo de empresas que han debido visitar los tribunales del Fuero Criminal en causas relacionadas con “piratería de software”.
Tanto por constituir un recurso precioso para la empresa como por tratarse de una fuente de riesgos potenciales, la administración de las licencias para el uso de software debe contarse entre las capacidades disponibles por la gerencia de nuestros días. Un asesor, funcionario, o equipo idóneo debiera encargarse de:
- Inventariar el software en uso en la empresa -labor que será la base para cualquier trabajo posterior, y que por tanto requerirá minucioso detalle- lo que incluye:
- Verificar en cada PC servidor o cliente los programas de computación efectivamente instalados, registrando su fecha de carga y versión.
- Recopilar los documentos de licencia que se encuentren en los archivos (sin descuidar revisar los del departamento de sistemas, adonde pueden estar confundidos entre la documentación técnica recibida del proveedor).
- Confrontar los datos recogidos para determinar cuáles programas instalados (que a los efectos legales equivale a usados) cuentan con un permiso vigente y cuáles no.
- Si antes no se hizo, definir una política de registración contable, entre:
- Activación, definiendo luego la política de amortización más adecuada. En este caso, al apreciar valor, no será erróneo tener en cuenta que licencias más amplias y con mayor posibilidad de acceder a las futuras versiones deberían depreciarse con una tasa apropiada a su larga eficiencia.
- Cargo directo a resultado.
- Tratamiento contable de las actualizaciones (si generan mayor valor, activar, caso contrario cargar directamente a resultado)
- Negociar la adquisición de los permisos de uso que hagan falta, barajando las diversas posibilidades accesibles y teniendo en cuenta que los canales generalmente cuentan con condiciones especiales para ofrecer, que hacen a la oferta económica distinta para productos y licencias iguales.
- Aconsejar la eliminación de todo software que no se califique como necesario para la empresa (entre ellos, cantidad de programas cargados por los usuarios de las terminales de la red por su propia cuenta y para su propio uso) en prevención de riesgos técnicos y problemas legales.
Así como los recursos de software abrieron perspectivas impensadas al mundo empresario, la administración de esos recursos extiende un nuevo campo de acción a los profesionales de las ciencias económicas y de administración, que merece ser atendido con especializada solvencia. Esta serie de notas tratará de proporcionar información útil para tal empeño.